南宫NG28建设

一、院校簡介

蘭州理工大學坐落於甘肅省省會蘭州市，是甘肅省人民政府、教育部、國家國防科技工業局共建高校，國家「中西部高校基礎能力建設工程」入選高校，「國家大學生創新型實驗計劃」和教育部「卓越工程師計劃」入選高校，2016年國家國防教育特色學校。

學校前身是 1919年創立的甘肅省立工藝學校；1958年，在組建蘭州工學院的基礎上，將甘肅交通大學併入，定名為甘肅工業大學；1965年，學校劃歸第一機械工業部，同時將東北重型機械學院和北京機械學院的水力機械、化工機械、石油礦場機械和焊接工藝及設備專業成建制全部遷入，並從湖南大學、合肥工業大學抽調一批教師來校工作；1998年，轉制為「中央與地方共建，以地方管理為主」的院校；2003年，正式更名為蘭州理工大學。經過百年的建設與开展，學校基本建成了一流的工科、堅實的理科、特色的文科，進入了國內同類高校高水平大學行列。

二、項目背景

蘭州理工大學最早使用的是內部開發的辦公平台，主要功能是以通知、公告及內部郵件。隨着學校的不斷开展該平台無法滿足實際需求。蘭州理工大學在 17 年對協同辦公系統做了重新選型，我們南宫NG28建设以絕對的優勢入圍並成功成為蘭州理工大 18 版協同管理平台给予商，在一年多的使用過程中得到了校內一致的好評並成為理工大日常工作不可或缺的一部分。

三、應用場景

1、公文管理

關鍵應用場景

協同管理平台公文管理功能利用工作流的原理來建立公文流轉機制，顺利获得公文流程模版和流程節點保證公文流轉，確保在組織组织變動和人員變動的情況下公文流程無需更新可繼續使用；利用文單確保公文文單與手工文單一致；顺利获得節點權限控制公文的審批批示；顺利获得正文套紅，文單套紅完成正規格式公文，並形成手工文單歸檔；顺利获得公文交換送達到各個單位，替代人工傳送，保證公文的安全和準確。公文管理涵蓋了收文管理、發文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文統計、公文檔案等幾個部分，實現了各種日常公文格式，為用戶给予公文的收發籤、流轉過程和文件歸檔存放、查詢、統計等管理功能，同時也给予公文信息交換、查詢、督辦等功能。採用 Office 控件實現自動生成公文正文，控制各流轉環節相應修改權限及正文、公章狀態，可設置編輯下載策略和自動歸檔等。

發文管理

發文管理是建立公文和對應的發文流程，實現公文審核、審批、簽發、覆核、封發等操作，完成公文審批、修改、清稿、套紅等一系列動作，並形成可交換的正式電子公文的過程。

公文起草

给予多種權限範圍內的模板調用，模板的組成包括公文單的不同樣式和相匹配的成文流程。支持最近使用的模板、發文模板和個人自定義的模板。調用模板之後進行文單基本信息的填寫和公文的撰寫。文單支持公文文號的自動套；支持插入附件和關聯文檔；正文支持（Word 和 WPS）形式的文本編輯器；支持保存暫存操作；支持流程期限設置；支持消息的提前提醒；支持簽報發文，簡化了「發文—交換—收文」整套公文流程，提高工作效率，及時解決關鍵問題，簽報發文可進行議題設置，將討論項輸入到議題庫中。

審核環節

公文發起後相關節點對公文格式，公文內容進行核定確認，提出修改意見。系統支持在文單頁面中填寫意見，審核人意見按照職級倒序排名顯示。支持插入附件和流程的臨時加簽、減簽和回退功能。

公文會簽

會簽環節，可以根據公文內容填寫節點意見，顺利获得可視化的流程和操作會簽給相關責任人進行事項深入討論。系統支持工作流的圖形化定義，支持工作流節點選擇時能夠按指定人、職務、角色等自由選擇。

簽發環節

經過各個部門的充分討論和意見審核，集團或各單位主管領導進行簽發工作。系統支持公文單和公文電子簽名、手寫原筆跡等多種簽批方式。

修改痕跡保留

公文正文編輯實現與 Microsoft office 和 WPS 等程序的無縫集成，在公文審批、修改過程中全面支持正文痕跡保留和文檔版本控制的功能，並可從痕跡上進行時間、姓名查詢；系統支持嚴格的版本控制和日誌記錄；不同人員修改的內容以不同顏色標註。

分發環節

辦公室文員根據公文內容和領導意見，在文單中選擇主送單位和抄送單位，進入公文交換環節。

公文交換

公文交換用於完成向主送、抄送、抄報單位發送公文，以及接收單位對外來公文的簽收，並给予自動回執信息。此外，還可以撤銷公文、補發公文。

公文登記

在公文辦理過程中，就公文的特徵（公文條目、正文、附件等）進行記載。平台给予登記公文單的樣式定義, 滿足登記需要記錄的公文的標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、份數、收文日期等各個公文項。

公文簽收

公文簽收是指將從發文單位，顺利获得網絡發來的電子公文或是手工發送來的紙質公文，接收下來形成屬於本單位的收文文件。

收文管理

收文管理是指對來自內外部的公文所實施的處置與管理活動。收文辦理過程是一個接收公文，並從中提取有用信息、解決其所涉及的有關問題的過程，是收文機關履行其法定或特定職責的過程，是公文產生實際效用的過程。南宫NG28建设協同管理平台收文管理主要包括以下功能：登記公文，並根據來文特徵，對來文進行收辦或收閱處理，實現對來文進行擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔等操作。

公文分發與傳閱

根據有關規定或者領導批示精神，顺利获得平台完成電子公文信息分送有關單位、領導或者部門（人）。接收到公文的相關人員和部門進行公文的閱讀。

簽報管理

簽報是指在單位內部研讨，是單位內部進行請示、報告、申請、通知的等公文的簡化處理，不需要經過公文交換，直接實現公文的填寫、擬辦、批辦、承辦、閱讀、歸檔等操作。可用於處室人員向上級部門提出申請、請示意見的正式行文流程；或部門領導向部門人員發放會議通知等公文。簽報簡化了「發文—交換—收文」的公文流程，提高工作效率。與此同時，簽報的使用範圍有限，對於一些不是很重要、或者不太方便採用正式公文收發流程的請示、報告等，為了儘快得到解決可以採用簽報的形式。簽報是事業單位和政府辦理要事的主要工作方式，與實際工作方式匹配。

公文擬辦

辦公人員對所需要辦理的公文提出辦理意見，並將公文傳送給相關的領導人進行批示，也可以進行公文督辦的設置 , 並可支持打印公文處理單供領導批示。

公文督辦

監控查看公文處理流程，進行過程管理和流程調整，使公文可控，解決特殊情況下的執行控制問題。给予公文督辦人對公文處理流程的監控、催辦、更換處理人、改變流程、到期提醒等應用，使得目標管理與督查督辦相結合，梳理和明確各司職能。

公文應用設置

對公文應用進行客戶化配置，規範應用，完成公文系統的基礎設置，如公文單元素、公文模板、節點操作權限以及文號等，使得公文管理真正成為單位制度管理平台。並定義多種設置，使得公文流轉的電子化應用嚴謹而又方便快捷。

公文查詢統計

平台给予獨立的全文檢索引擎支持對結構化數據（數據庫）和非結構化數據（文檔）的自動生成詞典索引，允許按照內容關鍵字進行跨模塊的全文搜索。公文、文檔、任務、等模塊的各類格式的文本數據顺利获得索引生成索引文件，用戶在前台顺利获得 WEB 查詢接口對系統內數據實現全文檢索。

公文檔案

遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，给予公文檔案庫，實現電子公文的整理、收集、歸檔、借閱、保管，並给予對公文檔案的操作日誌。確保和有效維護電子公文的完整、真實、有效和安全，確保歸檔電子公文得到科學保管和有效利用。

2、會議管理

關鍵應用場景

會議管理给予一組以會議為中心的資源管理，包括會議室查詢、會議室預訂、會議室管理、會議安排、會議通知、會議查詢、人員查詢、會議紀要、會議歸檔等功能。用戶可顺利获得系統给予的功能，根據實際需要安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理，查看會議情況，如出席情況、會議紀要等等。協同管理平台對會議的全過程實現智能化管理，適用於辦公室對於會議進行統一組織及管理。會議管理的功能包括會議室資源預約、會議通知、與會應答、會議紀要等。

3、協同工作

關鍵應用場景

協同工作要求流程中每個角色，必須嚴格按照組織定義的業務或工作流程操作，如預算審批流程，南宫NG28建设協同管理平台中將其稱為模板流程；另一類協同工作的結構和規則已定義，但是在流轉過程中可根據需要進行規則外的處理和新角色的加入，以更加貼近實際場景的有效處理，如：協同工作的轉發、加減簽、會簽、知會等處理，此類流程南宫NG28建设協同管理平台中稱為自建流程。自建流程與傳統的郵件類似，但更拓展了協作的寬度和深度，並且將整個協作過程更立體、更簡潔地在一條協同事項中展示。顺利获得該協同可完整還原實際工作中的交互場景，同時保留事件處理過程中所產生的各類文件和信息，用戶可顺利获得其中任何一個元素追溯歷史的整體全貌。

四、整體應用價值

全校實現了無紙化辦，在給院校節省了巨額紙質耗材費用的同時實現了留痕查詢、杜絕責任不清、過程推責等情況的出現，代替了之前對於公文紙質流程傳遞的工作模式，遵循規範收發文的制度，使行政效率和辦公效率大幅度提升，協同工作為全校師生给予了一個打破了層級和地域限制的協作環境，加強了師生研讨。