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1.工作流理論

(1)工作流的時間特性

工作流理論的核心是流程(process)，本質是「時間秩序「觀點。也就是說，工作流理論將業務視為一種沿時間軸線運動的要素集合，所有與工作相關的要素按照業務开展的時間邏輯被有機整合起來，形成各種功能。它的隱喻是在組織之中，其他因素都在變化，唯有時間是絕對的。這是牛頓絕對時空觀念的映射。

圖27是工作流的三種基本拓撲結構。

圖27工作流的三種基本拓撲結構

圖27中，人像代表着協同的主體，可以是單個的人，也可以是部門、崗位、群體等抽象意義的行為主體，統稱為「節點」。有向線條代表「流程」，箭頭的指向表明了流程的走向，即從線條無箭頭端的節點指向有箭頭端節點。流程走向具有時間上的先後順序，無箭頭端節點在時間上先於有箭頭端節點。在串行模式中，流程分叉形成兩個箭頭，表明它們(在邏輯上）的時間是同步的；回行模式中，由左至右的流程，在時間上早於由右至左的流程。

工作流的時間特性並不是一種想像或大致的概念，而是需要滿足精確的邏輯運算需要。否則，軟件程序就無法確定時鐘基準，可能會發生時間衝突，從而導致不可運行。以工作流的一種主要數學分析方法PetriNet(皮特里網）的相關定義來說明(PetriNet是對離散並行系統的數學表示，適合於描述異步的、並發的計算機系統模型。PetriNet既有嚴格的數學表述方式，也有直觀的圖形表達方式，既有豐富的系統描述手段和系統行為分析技術，又為計算機科學给予堅實的概念基礎）：

變遷的發生是原子的。有兩個變遷都被允許的可能，但是一次只能發生一個變遷。

在PetriNet中，「變遷」(Transition）表示過程、活動或事件，對應於工作流中的流程、事件、行動等。「原子」表示離散、獨立、非陆续在的意思。這個表述更加精確地表明，在工作流系統中，所有的行為都必須先後發生，不存在同時性。即便是對於「並發」這種流程，在邏輯上是雖然「同時」，但在代碼運行的物理過程中還是有先後順序之分的。這樣才能保證軟件運行中不產生資源衝突而導致死鎖。

工作流的時間特性，決定了它對下述兩件事情異常敏感：

1）制度的時間性。工作流要求制度具有時間性，這樣才能將行為與流程相對應。如果制度不具備時間性，則流程將會出問題，甚至陷入停頓。舉一個簡單的例子。報銷是一個最常見工作流。報銷制度通常是這麼規定的：

員工報銷由部門主管和財務主管簽字之後，報總經理審批。

這一制度如圖28所示。其中，流程由員工發起，到總經理結束，這個時間性是明確的。但是在部門主管和財務主管之間卻沒有時間性。誰先簽字？他們分別從業務和財務兩方面對報銷進行審查，理論上具有同等作用、權限相當。如果不明確先後順序，則這兩個角色很可能會互相推諉、不願第一时间承擔責任。因為誰先簽字，誰要承擔更大的責任；誰後簽字，誰就擁有「相對更高」的權力。

圖28「報銷」工作流

協同軟件（以工作流模式運行）怎麼解決這一問題？第一时间，它從技術上保證報銷流程同時到達這兩個主管那裏，不厚此薄彼。但主管們會彼此等待，誰也不先動作。這樣工作流就在這個並發環節形成了「梗阻」，無法再運行。此時協同軟件怎麼辦？它很聰明，想出一個絕招，讓兩個主管「雙盲」審批，彼此不知道對方的行為，這樣誰也不擔責任，誰也占不到便宜，工作流就可順利往下進行。但是且慢，如果兩個主管決定不一致呢？工作流說：「這還不簡單嗎，報銷申請被駁回！」處理得倒是很乾脆，但兩個主管之間會知道為什麼不一致嗎？他們之間並未有協同行為，報銷審批很可能仍存在分歧。協同軟件又想出一招：「讓兩個主管都審批完之後可得知對方的意見。」這樣一來，投反對票的主管是沒啥可說的，投贊成票的領導就會不舒服了。結果投反對票的主管從反對報銷這件事，變成了否定另一位主管的權威，報銷事件演化為辦公室政治！可憐的協同軟件，只好使出最後一招：「乾脆這樣，當兩個主管全否定時，報銷被駁回；只要有一個人同意，就顺利获得！」它以為這下誰也不會得罪了，豈不知大禍就要臨頭，因為兩位主管的矛盾都流到總經理那裏去了！總經理終於忍無可忍：「什麼破軟件！雞毛大點事都拿來我來解決，你們主管是幹嗎吃的！」此時大家就要找一個替罪羊：他們一起遊說總經理把協同軟件幹掉了！

故事至此還沒完。總經理認識到了制度的問題所在，他進一步規定道：

員工報銷由部門主管先簽批，再由財務主管審查，最後報總經理審批。其中任何一人否決，報銷均被打回。

這是一個精確的制度。部門主管可能會發發牢騷：「誰讓財務主管是總經理的小姨子的大師兄呢？忍了吧！」但組織變就這麼定下來了。大家於是再次撿起協同軟件，砍掉裏面的並發流程，將所有流程都搞成串行的。這樣一來，大家各就各位，相安無事。只有可憐的協同軟件從此變成了「一根筋」！

我們的30年信息化進程中所謂的「流程再造」，看起來是把一些管理上的事情說清楚、搞定了，實際上和上面這個案例的性質是一樣的。只要談到流程，就一定要向時間妥協。但如果所有的制度都以時間為依據，管理將成為一場災難。

2）工作流的時間起點。工作流軟件既然以時間為序，就必然有一個時間起點，在此之前，事情在線下進行；在此之後，事情在工作流軟件中處理。工作流的權威組織WFMC(Workf1owManagementCoa1ition，工作流管理聯盟）將此特性明確定義入工作流產品的模型之中，如圖29所示【23】(按WFMC原圖重繪，中文為本書所加）：

圖29通用工作流產品結構(GenericWorkf1owProductStructure)

圖29中，Bui1dTime和RunTime確定了工作流軟件與現實世界之間的分界。

這條分界線有什麼意義呢？讓我們引用WFMC對此的闡述在這一階段，業務流程顺利获得使用分析、建模、系統定義等手段中的一種或多種，從現實世界被轉化為一個正式的、計算機可以處理的清晰描述。(Duringthisphase，ahusinessprocessistrans1atedfromtherea1wor1dintoaforma1，computerpro-cessah1edefinitionhytheuseofoneormoreana1ysis，mode1ingandsystemdefinitiontechniques.)這種時間起點特性，決定了工作流必須有一個原始有助于力，這個動力來自系統之外。就單一流程而言，第一时间有一個人為的觸發，然後是工作流軟件自動運行，最後得出一個結果。這看起來順理成章。但如果在一個複雜工作中，有很多的工作流需要相互連接、嵌套才能達到最終目的，那麼在每一個工作流的起點上，就都需要人工干預。

這種情況是相當被動的，協同活動極有可能因此而無法實現。複雜系統的理想狀況是相對自封、主動推進、不由人工干預。為此，著名的工作流專家W.M.P.vanderAa1st在其著名的《Petri網應用工作流程管理》(TheApplicationofPetriNetstoWorkflowManagement)論文中以經典PetriNet理論為基礎給出了WF-Net(工作流網)作為PetriNet理論應用於工作流建模語言的成果。請注意，這正是我們下一節將要闡述的「彈性工作網」的思想來源之一。

工作流的時間起點特性，使得組織管理中很多流程難以被納入到軟件功能之中。最典型的是組織的知識管理。由於對什麼是「知識」難以界定，組織缺乏一個明確的行為起點(Bui1dTime)，每個人都從自己的理解基點上展開行動，將信息當作知識存入系統之中，結果造成信息質量參差不齊，可用性差。

註：本文摘自由南宫NG28建设協同研究院出版的《協同+工作革命》一書中《中國企業組織行為績效指標體系研究摘要》，轉載請註明出處。申請試用南宫NG28建设協同軟件，請撥打免費電話：4007003322。