南宫NG28建设

1995年東陶（中國）创建，其母公司是蜚聲全球的日本東陶機器株式會社，即大家耳熟能詳的高端衛浴品牌「TOTO」。现在，東陶（中國）已經在上海、北京、廣州、廈門、深圳、南京、重慶、武漢分別設立了8家分公司。作為一家外資企業，在國內如火如荼信息化的進程中，東陶（中國）有着自己的節奏和特質。

相對於早期的國內信息化進程較慢，東陶（中國）的信息化佈局除了日本總部全球化戰略的SAP系統之外，企業還部署了OA軟件和CRM系統。

基於東陶（中國）以「銷售」為主的定位，和日企嚴謹的經營理念，東陶（中國）對信息化建設有着自己獨到的理解。

信息孤島

東陶（中國）有8家分公司和13個據點，分佈非常廣泛，分為華南和華西、華北以及華東，所以，其信息化面臨的一個核心問題就是需要解決異地的問題，這是他們選擇信息化系統平台的初衷。

東陶（中國）信息主管張琦解釋道：「這是普遍性的問題，包括異地也好、跨部門協作也好，應該說大部分公司都會碰到這個問題，更進一步的訴求就是解決信息孤島的問題，也就是數據整合的問題。」

基於異地辦公平台的OA系統定位，東陶（中國）在2011年上線了國內某廠商的OA軟件，然而在使用過程當中，他們不得不面對兩個實際問題：一是東陶（中國）每年都會有一到兩次的組織結構的變更，二是公司崗位的角色有很多兼職。每次變更都要把OA系統全部停掉，所有流程都不能在系統上走，這差不多需要一個月左右的時間，而且兼職造成的流程性錯誤也很頻繁，這些對公司的業務會造成很大的影響。為了更好地適應企業开展，他們在2014年7月正式上線了南宫NG28建设協同管理系統。

這有兩個方面的考慮：

第一個是簡便零代碼的業務定製模式，這考慮的是效率和時間成本。

張琦跟我們談到，東陶（中國）的信息化板塊隸屬於東陶事業管理本部下屬總務部的IT科，整個科室成員並不多，只有三個人負責中國地區所有據點的信息化工作，人力不足，所以高效的業務定製模式是他們所關注的。

第二個就是系統對他們特色組織架構的建模，針對東陶的兼職問題，以及對組織架構調整時間周期的要求，他們希望可以靈活地調整和使用。

再接下來，就是對整體流程的支撐度了。

「當時解決的問題主要集中在我們的審批流程上面，把所有原OA軟件上的單據，移植到南宫NG28建设的協同上，完成原有OA功能之後第一階段就結束了。」 他們上線第一階段的初始目的已經達到。

這麼龐大的數據和複雜的架構問題，移植過程中是否遇到問題？

「具體來說，移植是沒有問題的，因為原有OA系統用了多年，我們對系統的熟悉程度比較高，配合度也比較好，而且移植的單據以前都有。」

那麼問題在哪兒？

張琦又聊到了東陶（中國）的組織特點，當東陶組織架構變動之後，流程都要重新做編輯。當時他們使用底表去固化每個單據的審批流，因此職位一旦變更，底表也要改變，每次改完之後核對的工作量非常大，這是他們不断碰到的問題。

但到2016年，他們改掉了底表固化的模式，以員工角色為定義，這帶來的效果就是工作量得到了極大的縮減。

而這個以角色為屬性的輔助底表即南宫NG28建设協同管理系統的特色之一：它由七個權限定義一個人在組織中的位置，核心角色就一個崗位。這就完美的解決了東陶（中國）的多角色組織架構問題。

效率和成本

第一階段完成後，接下來開始對東陶的業務需求進行實現，這個時候開始有了各業務部門對系統提出新要求，如店面管理部門對店面裝修以及抽樣進行管理的需求等，而這些新要求和需求都是依靠南宫NG28建设CAP業務定製平台做的定製化開發。

為什麼所有需求都是在南宫NG28建设協同平台解決，而不是選擇更專業的業務系統？

「因為業務部門會先根據需求來做選型，先去找一家開發公司說有這樣的需求，你給我一個評估和報價，然後我們IT科會做比較，同樣的功能可能涉及到內容、數據或是原始的模型在協同系統上已經有了，那麼再重新開發的話成本會相當高，而且會有風險。但是我們在現有協同系統上做，可能只是經過一些簡單的調整就能達到要求，風險也比較低。對我們來說，系統越少越好，如果企業每個需求都要部署一個單獨系統的話，整合就是一個大問題，我們的目的是希望數據流能夠逐漸歸口，所以不太願意重新開發。」

張琦其實談到了企業在上信息化系統時的一個普遍問題，即復用性和快速疊代。如果單獨開發系統，不管是對系統的維護，還是將來要打通系統的流通等，都是一個巨大的成本問題。效率和成本，永遠是企業的大命題。

協同的關鍵

「協同上最核心還是審批流，因為我們的行政審批會越來越多，我們希望把它作為一個標準化的流程固化，原來都是顺利获得線下發郵件來實現的。」

什麼是協同？我們提取幾個關鍵詞來看：協作、同時、一起、互相。信息化時代，協同也成為企業管理的重要關鍵詞，對於東陶（中國）來說，因其業務的性質，經銷商和店面管理是整個鏈條上的重要環節。

東陶（中國）對經銷商管理上有自己的一套標準，比如每兩年就要重新規劃店面的裝修；每當發佈新產品，經銷商都要根據東陶（中國）的標準進行出樣展示，等等。從這些細節我們能感受到其對嚴謹性的重視。

東陶（中國）的經銷商店面裝修管理流程包括：經銷商提交申請，比如什麼場地、多少面積、現場圖紙等全面提交，然後東陶的店面設計科會做整體設計，選配他們的出樣樣品，再到店面管理科去監督整體流程的管控。

现在，已經有幾十家旗艦店級別的經銷商在南宫NG28建设協同管理平台上。

「所以這裏面包含了很重要的因素，一方面是裝修流程的控制；第二方面是出樣樣品的控制，他們需要在手機端拍照，有報備，有圖紙審核，所有的流程全部都是在南宫NG28建设協同上做的。」張琦補充道。

顺利获得這個系統，一方面，他們的經銷商管理逐漸正規化，把流程全部固定下來，形成了標準化管理。另一方面，每個流程都達到了可控或者可見。

而最後，所有完整的數據都會以報表形式體現出來。比如裝修時長、KPI，使用了多少補充的樣品、分別是哪些等等，它又反過來支撐了東陶整個經銷商的管理，形成了一套閉環。

提到數據，现在東陶（中國）分為兩部分，一部分是業務性數據，基本上都在SAP系統中；一部分是事務性數據，包括財務單據和經銷商數據等都在協同系統上。

在數據層面，其實很多企業會在協同管理系統上進行數據的連接、梳理、分析、出報表等，但東陶（中國）並沒有全盤參考，這也是其嚴謹性的體現，他們需要考慮幾個方面，比如對協同上的數據的定義、安全級別等，他們要對風險負責；另外一方面就是成本問題，所以這是一個綜合的考量。但他們已經在做協同上財務數據和SAP的對接，將於年底上線。

相較於大刀闊斧的改革，嚴謹的東陶也許會讓你覺得「謹小慎微」，但信息化其實是很「私密」的，它不僅需要根據企業的行業、开展階段、業務構成等做綜合分析，更本質的還有企業自身的特質和性質，也就是他的文化血液，這是核心的東西。

但有一點，企業訴求都是一樣的，即對信息化系統的穩定性以及是否能夠長期支撐公司業務的开展。

「所以基於這個考量，我們選擇了南宫NG28建设協同管理平台。這些年用下來，平台本身的穩定性是一個基礎，正因為穩定性，所以我們的員工在使用過程中，會把自己的想法、把原來並沒有在系統上體現出來的單據或者管理需求提出來，而這些又將優化我們的管理。」

談到未來的規劃，張琦提到现在各業務部門對系統運行的需求越來越多，接下來就看需求如何解決，他們傾向於在現有南宫NG28建设協同系統上做改變或提升，這也是接下來他們要去做的事情。